Herzlichen Glückwunsch! Sie sind der offizielle „Veranstaltungsplaner“ für ein bevorstehendes Ereignis. In Ihrer neuen Verantwortung möchten Sie vielleicht einen Blick auf die folgenden Tipps werfen, die Ihnen mehr Spielraum in Ihrem Budget geben können:
1) Saison/Termine: Viele Orte haben eine Haupt-und Nebensaison. Je nach Saison kann es beträchtliche Preisunterschiede geben. Auch wenn sich Ihre Gruppe an oder in zeitlicher Nähe zu Feiertagen trifft, könnte es sinnvoll sein, hotel planner darauf aufmerksam zu machen.
a. Nachforschung: Wenn Sie eine Stadt ausgewählt haben, suchen Sie nach Terminen großer Festivals, Versammlungen oder besonderer Anlässe (z. B. Superbowl) etc. Falls es noch möglich ist, legen Sie Ihre Termine auf eine Woche vor oder nach dem Ereignis. Die Veranstaltung zum gleichen Zeitraum durchzuführen, kann für Ihre Teilnehmer teuer und sehr chaotisch werden.
2) Berücksichtigung des Wochentags: Viele Hotels benötigen entweder Werktags oder am Wochenende mehr Volumen. Z. B. kann es sein, dass ein Hotel im Zentrum eines Geschäftsviertels bessere Preise am Wochenende anbietet. Umgekehrt kann es sein, dass an einem schönen Erholungsort während der Wochentage Zimmer leerstehen.
3) Werden die Hotelpreise für Einzelzimmer oder Mehrbettzimmer angeboten? Häufig werden die Zimmerpreise im Rahmen des Budgets bleiben. Wenn sich in Ihrer Gruppe aber vier Personen ein Zimmer teilen, kann es sein, dass das Hotel für jede zusätzliche Person im Hotelzimmer $10-30 hinzurechnet. Achten Sie beim Buchen darauf, die korrekten Zimmertypen auszuwählen, sodass der Gruppentarif so präzise wie möglich ist.
4) Suchen Sie bereits vorher mit der Schaltfläche Hotel-Info links neben jedem Angebot nach zusätzlichen Kosten: Fallen Resortgebühren oder Parkengebühren an? Erlaubt das Hotel Haustiere und wenn ja, fallen dadurch weitere Gebühren an? Gibt es Pflichtabgaben zuzüglich zu den Hotelsteuern? Diese Zusatzgebühren können einen beträchtlichen Geldbetrag ausmachen. Einige sind verhandelbar, abhängig davon, wie gut Ihre Gruppe zu dem Hotel passt.
a. Suchen Sie nach kostenloser Ausstattung, die im Preis enthalten ist: Einige Hotels bieten Frühstück, Snacks, Fitness-Center oder Internet gratis mit der Reservierung. Diese Annehmlichkeiten sparen nicht nur Kosten, sondern tragen zum allgemeinen Wohlbefinden der Teilnehmer bei. Sie werden im Kommentarteil der Hotelangebote rechts unterhalb des Hotelgruppentarifs angegeben.
5) Speisen und Getränke: Wenn Sie ein Bankett während Ihres Besuches planen, geben Sie dies bitte in Ihren Informationen an, um sicherzustellen, dass nur Hotels antworten, die Ihren Bankettanforderungen gerecht werden. Des Weiteren ist es in Hotels mit Banketträumlichkeiten wahrscheinlicher, Zimmerkontingente für Gruppen buchen und zusätzliche Rabatte aushandeln zu können, wenn die Gruppe Speisen und Getränke sowie Banketträumlichkeiten in Anspruch nimmt. Nachdem Sie ein Hotel mit den gewünschten Leistungen im Rahmen Ihres Budgets gefunden haben, verwenden Sie die Schaltfläche Hotel kontaktieren für eine Reihe von Menüs. Überprüfen Sie Service-Gebühr und Steuern. Diese Gebühren stellen einen Aufschlag von 20-40 % zu Ihren Bankettkosten dar. Ideen um Kosten zu umgehen:
a. HotelPlanner.com wird versuchen, einen Rabatt von 20 % bis 50 % für die Speisen und Getränke Ihrer Gruppe auszuhandeln. Sehen Sie sich den Kommentarteil der Hotelangebote für diese Preisnachlässe an.
b. Erstellen Sie ein Menü inklusive aller Kosten, die Sie erwarten, um es dem Hotel vorzulegen. Schlagen Sie beispielsweise ein im Preis pro Person inbegriffenes Frühstück mit verschiedenen Brotarten, Säften und Kaffee/Tee vor. Vielleicht kann das Hotel sein Menü ändern, um Ihr Budget einzuhalten. Die meisten Hotels von Hotel Planner werden ein kostenloses Frühstück für Ihre Gruppe anbieten. Diese Zusatzleistung wird im Kommentarteil des Hotelangebots angegeben.
c. Schauen Sie sich die Menüs der Hotelrestaurants an. Wenn Sie eine kleine Gruppe haben, können Sie im Hotelrestaurant oder in einer nahe gelegenen Gaststätte speisen.
6) Medien: Teilen Sie Ihrem Kundenberater von Hotel Planner Ihren Bedarf an audiovisuellen Medien mit und fragen Sie nach einem separaten Preis. Die Miete eines LCD-Players ist teuer. Manchmal ist es billiger, einen eigenen Projektor mitzubringen. Fragen Sie Ihren Berater allerdings nach möglichen Gebühren für das Mitbringen eigener Ausrüstung.
7) Tagungsraummiete: Wenn die Anzahl der Zimmer mit der Teilnehmerzahl übereinstimmt, werden Sie wahrscheinlich mehr Verhandlungsspielraum für die Tagungsräumlichkeiten haben. Wenn Ihre Gruppe Ausstellungsräume, viele Konferenzzimmer oder einen besonders großen Raum benötigt (z. B. für 100 Personen, während Sie 10 Zimmer pro Nacht buchen), werden Sie wahrscheinlich Konferenzzimmermiete zahlen müssen. Hotel Planner kann beim Aushandeln der Konferenzzimmermiete helfen, wenn: a) Ihr Gruppentreffen zu einem Zeitpunkt mit schwacher Auslastung (z. B. Feiertag oder Nebensaison) stattfindet b) Sie eine hohe Rechnung für Speisen und Getränke pro Zimmer pro Nacht erwarten (z. B. Teilnehmer werden Frühstück, Mittag und Abendessen haben); c) Ihre Veranstaltung das gesamte Hotel auslasten wird.
8) Nähe zu anderen Aktivitäten: Wird Ihre Gruppe viele freie Nächte haben oder planen Sie externe Aktivitäten für Ihre Gruppe? In beiden Fällen können Kosten gespart werden, wenn die Teilnehmer zu Fuß zu verschiedenen Sehenswürdigkeiten gelangen können. Wenn Ihre Gruppe viele freie Nächte hat und die Teilnehmer zu Fuß zu verschiedenen Sehenswürdigkeiten gelangen können, werden sich die Teilnehmer darüber freuen, Taxikosten zu sparen, das geparkte Auto in der Garage lassen zu können und sich nicht im Verkehr einer fremden Stadt orientieren zu müssen. Wenn Sie viele externe Aktivitäten planen, kann der Hin- und Rücktransport mit erheblichen Kosten verbunden sein. Ist das Hotel in Fußnähe, können diese Kosten gespart werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hotel-Info links neben dem Hotelangebot um eine Karte der Umgebung mit einer Liste der lokalen Sehenswürdigkeiten auf der rechten Seite der Karte sowie die jeweilige Entfernung zum Hotel anzuzeigen. Hotel Planner kann alle Ihre Hoteloptionen nach Entfernung zu einer konkreten Sehenswürdigkeit sortieren. Markieren Sie das Kästchen zum Sortieren an der Oberseite der Hotelangebote.
9) Transport: Wenn viele Ihrer Teilnehmer per Flugzeug anreisen, sollten Sie sich über die Flugpreise von verschiedenen wichtigen Städten aus erkundigen. Wenn Sie sich mehrere Städte anschauen, finden Sie leicht heraus, ob ein Ort besser geeignet ist als ein anderer. Benutzen Sie auch Ihre Schaltfläche Hotel-Info auf der linken Seite des Hotelangebots, um Informationen über Shuttle- und Taxikosten sowie die benötigte Zeit vom Flughafen zum ausgewählten Hotel zu erhalten.
10) Upgrades und Ausstattung: Ihr Berater von Hotel Planner fragt immer, ob Ihre Gruppe für den Gruppentarif ein kostenloses Upgrade zu einer Suite erhalten kann, oder ob es kostenlose Ausstattung für einen Ihrer VIP-Teilnehmer gibt. Diese speziellen Details werden von Ihrer Gruppe geschätzt und können ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung gestellt werden.
11) ...und ein Bonus! Gratiszimmer pro fünfzig: Es ist Standard in den meisten Hotels, für jeweils fünfzig gebuchte Zimmer ein Gratiszimmer anzubieten. Einige Hotels bieten das Gratiszimmer nur an, wenn fünfzig Zimmer PRO NACHT belegt sind. Andere Hotels bieten es auf einer kumulativen Basis an. Wieder andere bieten diesen Bonus bei vierzig oder weniger gebuchten Zimmern an. Hotel Planner arbeitet mit vielen Hotels, die das Gratiszimmer bereits für 10 Zimmer pro Nacht anbieten. Diese Gratiszimmer-Angebote werden im Kommentarteil unter dem Hotelgruppenzimmerpreisenangebot angegeben.
Viel Glück und erfolgreiche Verhandlungen! Sie sind jetzt auf dem goldenen Weg der Veranstaltungsplanung!