Frequently Asked Questions for Hotels

Warum habe ich die Mitteilung erhalten, dass eine Gruppenanfrage eingegangen ist?

Wir sind eine Online-Reisebüro mit Spezialisierung auf Gruppenreisen. Wenn wir eine Anfrage von einem Gruppenkoordinator bekommen, leiten wir diese an unsere Mitgliedshotels sowie eventuell vom Kunden speziell angefragte Hotels weiter. Falls Sie unsere E-Mail erhalten und noch nicht angemeldet sind, können Sie einfach dem Link zu unserer Seite folgen, um nähere Informationen zu der Gruppe zu erfahren. Auf der linken Seite sehen Sie einen Link, über den Sie Ihr Hotel anmelden und ein Angebot abgeben können. Die Anmeldung und Mitgliedschaft sind kostenlos. Wir arbeiten auf Provisionsbasis. Die Provision berechnet sich aus den tatsächlich belegten Zimmern und wird erst nach Abreise der Gruppe fällig.

Was kostet die Mitgliedschaft?

Die Mitgliedschaft für Hotels mit der Möglichkeit, Angebote an unsere Gruppen zu schicken, ist völlig kostenlos. Wir arbeiten auf Provisionsbasis. Wenn Sie Ihr Angebot abgeben, werden Sie aufgefordert, einen provisionspflichtigen Gruppentarif anzugeben (gewöhnlich 10%).

Wie kann ich die Filtereinstellungen für Gruppenanfragen ändern?

Nachdem Sie sich angemeldet haben, können Sie Ihr Konto so konfigurieren, dass Sie nur solche Gruppenanfragen bekommen, an denen Sie auch interessiert sind. Gehen Sie hierfür zu Ihren Kontoeinstellungen. Sie können Filter für Zimmer pro Nacht, Preis, Art der Gruppe, Mindestaufenthaltsdauer u.v.m. setzen. So erhalten Verkaufsleiter nur Anfragen von Gruppen innerhalb ihres jeweiligen Zielmarktes. Jeder Verkaufsleiter eines Hotels kann ein eigenes Konto mit individuellen Filtereinstellungen einrichten.

Berechnet Hotel Planner einen Preisaufschlag für Gruppentarife?

Nein, Ihre Tarife werden ohne Preisaufschlag weitergeleitet. Der Gruppentarif, den Sie der Gruppe anbieten, ist genau der Preis, den sie letztendlich auch bezahlen müssen. Die Bezahlung für den Gruppenaufenthalt wird direkt zwischen der Gruppe und dem Hotel abgewickelt.

Woher weiß ich, dass mein Angebot angenommen wurde?

Falls eines Ihrer Angebote von unserem Kunden in die engere Auswahl genommen wurde, senden wir Ihnen eine E-Mail mit den Kontaktdaten des Kunden sowie Anweisungen, wie Sie in die Vertragsphase übergehen können. Der Kunde wurde inzwischen angewiesen, Sie unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer anzurufen. In dieser Phase verschicken die meisten Hotels Vertragsdokumente oder holen die Bestätigung der Kreditkarte telefonisch ein. Eventuell müssen Sie auch noch einige offene Fragen mit dem Gruppenkoordinator klären.

Warum werden meine Angebote nicht ausgewählt?

Zuerst bitten wir Sie, unseren Hilfe Bereich genau durchzulesen. Bei der Angebotsabgabe gibt es einiges zu beachten. Dazu gehören u.a. das Budget des Kunden, die gewünschte Sternebewertung und eventuelle Sonderanforderungen des Kunden (z.B. Banketträumlichkeiten oder Entfernung zu bestimmten Orten). Falls Sie diese Faktoren bereits berücksichtigen und trotzdem keine Gruppenbuchungen verzeichnen, sollten Sie im Bereich „Meine Statistiken“ nachsehen. In diesem Bereich sehen Sie, warum Gruppen Ihr Hotel abgelehnt haben.

Was mache ich, wenn unser Hotel ausgebucht wurde, nachdem ich ein Angebot abgegeben habe?

Nachdem der Tarif von der Verfügbarkeit abhängig ist, können Sie Ihr Angebot unbesorgt bestehen lassen. Sie können der Gruppe auch eine Nachricht mit dem Status „Keine Verfügbarkeit“ senden, um ihnen mitzuteilen, dass Sie bereits ausgebucht sind. Letztendlich muss der Kunde die Buchung mit Ihnen abschließen, und bei dieser Gelegenheit können Sie erklären, dass Sie in der Zwischenzeit sämtliche Zimmer ausgebucht haben.

Wie kann ich mein Angebot ändern/löschen?

Sie können ein Angebot jederzeit löschen, indem Sie auf das Feld „Löschen“ klicken, dass sich bei jedem Angebot in Ihrer Kontoübersicht befindet.. Außerdem können Sie jederzeit ein neues Angebot zu einer Gruppenanfrage abgeben und damit Ihr vorheriges Angebot ersetzen.

Was bedeutet das Ablaufdatum für das Angebot?

Das Ablaufdatum gibt an, wie lange dieses Angebot gültig ist, nachdem es dem Kunden erstmalig unterbreitet wurde. Es kann vorkommen, dass ein Kunde Sie nach dem Ablaufdatum kontaktiert, um diesen Aufenthalt zu besprechen. In diesem Fall unterliegen Sie keinerlei Verpflichtung, Ihr Angebot über das Ablaufdatum hinaus zu verlängern (d.h. der Tarif kann sich nach dem Ablaufdatum ändern). Hierbei handelt es sich um eine effektive Verkaufstaktik, um den Kunden dazu zu bewegen, möglichst schnell zu handeln.

Falls ein Kunde Ihr Hotel direkt kontaktieren sollte, nachdem eine Gruppenanfrage über HotelPlanner gestartet wurde, so ist von Seiten des Hotels als Ausgleich für diese Vermittlung eine Provision auf die tatsächlichen Einnahmen für Übernachtungen an HotelPlanner zu zahlen. Dies gilt auch, falls sich der Tarif geändert haben sollte.

Können Sie uns die nötigen Steuerformulare schicken?

Ja, Click here to download our W9 Request for Taxpayer ID in .pdf format.

Wenn ein Reiseberater Zimmer über HotelPlanner.com bucht, bedeutet das, dass wir 10% an HotelPlanner und 10% an den Reiseberater bezahlen müssen?

Nein, Sie müssen nur 10% an uns bezahlen und wir kümmern uns darum, dass der Reiseberater seine Provision pünktlich bekommt. Sämtliche Provisionen werden grundsätzlich an uns bezahlt.

Haben Sie eine IATA-Kennnummer?

Ja, Bitte e-mailen Sie uns um nach unserer Kennnummer zu fragen.

Was ist ein Stichdatum?
  • Hier handelt es sich um das Datum vor der Anreise, ab dem keine Reservierungen mehr für dieses Gruppenkontingent angenommen werden.
    Z.B.: Angenommen, das Ankunftsdatum ist der 15. Juni.
  • Ein Stichtag eine Woche vorher würde bedeuten, dass der für diese Gruppe ausgehandelte Gruppentarif ab dem 8. Juni nicht mehr berücksichtigt werden muss und die restlichen Zimmer innerhalb des Gruppenkontingentes wieder als verfügbar freigegeben werden.
Was bedeutet Abnahme?

Hier handelt es sich um die Mindestanzahl an Zimmern unter dieser Buchung, die belegt und/oder letztendlich bezahlt werden müssen.

Wenn beispielsweise 100 Zimmer gebucht wurden aber der Kunde letztendlich nur 50 Zimmer benötigt, dann bedeutet eine Abnahmevoraussetzung von 60%, dass der Kunde 60 Zimmer (60%) bezahlen muss.

Werden meine Gruppentarife anderen Hotels oder der Öffentlichkeit angezeigt?

Nein, nur der Gruppenkoordinator kann Ihre Gruppentarife sehen. Die Gruppentarife, die Sie über unseren Service abgeben, werden von uns nicht veröffentlicht.

Andere Hotels können auch Ihre Gruppenangebote nicht sehen, ebenso wenig, wie Sie deren Angebote sehen können.

Welche Stornierungsbedingungen gelten für meine Angebote?

Beim Unterbreiten eines Angebots werden im Stornierungsfeld die Stornierungsbedingungen angegeben, die für individuelle Zimmerbuchungen im Rahmen eines Gruppenkontingentes gelten. Eine Stornierung des gesamten Gruppenkontingentes würde den allgemeinen Bestimmungen über Abnahme und Anzahlung unterliegen.

Was sind die Anzahlungen für Gruppen?

Sie können die erforderliche Anzahlung fallweise anpassen, sobald Sie ein Angebot für eine Gruppe unterbreiten. Die Anzahlung kann als Prozentsatz des Buchungsbetrags oder als Pauschalbetrag angegeben werden.

Was ist der Gesamtsteuersatz?

Bitte die Summe aller obligatorischen staatlichen/regionalen/lokalen Steuerzuschläge, die bei der Buchung von Zimmern anfallen, eintragen.

Sind z.B. eine regionale Steuer von 7% und eine lokale Steuer von 3% fällig, geben Sie einen Gesamtsteuersatz von 10% an.

Der von Ihnen angebotene Tarif enthält keine Steuern, und so bekommen unsere Kunden einen Einblick, welche steuerlichen Belastungen sie am Zielort zu erwarten haben.

Was sind Verschiedene Andere Gebühren?

Hier werden verschiedene Pauschalgebühren wie Resortgebühren, Reinigungsgebühren oder Bettensteuern aufgeführt. Hierbei handelt es sich gewöhnlich um kleinere Beträge wie 3,00 USD pro Zimmer und Nacht.

Sie können dieses Feld leer lassen oder 0,00 angeben, wenn bei Ihnen keine zusätzlichen Pauschalgebühren oder Steuern anfallen.

Was sind Pauschalsteuern?

Bitte die Summe aller obligatorischen staatlichen/regionalen/lokalen Steuerzuschläge, die bei der Buchung von Zimmern pro Nacht anfallen, eintragen.

Beispiel: Zusätzlich zu den prozentual berechneten Steuerbeträgen unterliegt Ihr Hotel einer lokalen Pauschalsteuer von $2 pro Zimmer und Übernachtung. In diesem Fall geben Sie $2 ein.

Wie kann ich mit Ihnen Kontakt aufnehmen?

Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen gerne zu unseren regulären Geschäftszeiten:

Telefon: 1-800-898-1347
E-Mail: Hotels@HotelPlanner.com