Zuallererst müssen Sie Hotelzimmer vor Ort für Ihre Gäste, die von außerhalb anreisen, reservieren. Sie möchten vermeiden, dass Sie wenige Monate vor der Veranstaltung herausfinden müssen, dass alle Hotelzimmer in der Stadt $500 pro Nacht kosten oder schlimmer noch, sämtliche Zimmer aufgrund einer großen Konferenz oder Sportveranstaltung ausgebucht sind. Daher ist es wichtig, rechtzeitig vor Ihrem Ereignis ein ermäßigtes Zimmerkontingent in einem oder zwei ausgewählten Hotels zu reservieren. Die meisten Hotels setzen ein Minimum von 10 Zimmern pro Nacht für die Reservierung eines Zimmerkontingents voraus. Falls Sie mehr als 30 Zimmer pro Nacht benötigen, ist zu empfehlen, die Zimmerkontingente auf zwei bis drei Hotels aufzuteilen. Auf diese Weise können Ihre Gäste zwischen mehreren Unterkünften und Preisen wählen.
Sie müssen Ihre Familienmitglieder auf Ihr Familientreffen aufmerksam machen und Interesse wecken. Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Beginnen Sie mit der Wahl des perfekten Veranstaltungsorts. Unser System ist hierfür ideal, da es Ihnen ermöglicht, mehrere Veranstaltungsorte gleichzeitig zu vergleichen. Ihr Veranstaltungsort sollte zentral liegen, um die Anreise für alle Teilnehmer so einfach wie möglich zu machen. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass der Ort genügend Sehenswürdigkeiten und andere Aktivitäten für alle Altersstufen bietet, sodass alle Ihre Familienmitglieder - egal ob jung oder alt - sich auf das Treffen freuen. Sie möchten vermeiden, dass Sie wenige Monate vor der Veranstaltung herausfinden müssen, dass alle Hotelzimmer in der Stadt $500 pro Nacht kosten oder schlimmer noch, sämtliche Zimmer aufgrund einer großen Konferenz oder stadtweiten Veranstaltung ausgebucht sind. Daher ist es wichtig, rechtzeitig vor Ihrem Ereignis ein ermäßigtes Zimmerkontingent in einem Hotel mit guter Lage zu reservieren. Die meisten Hotels setzen ein Minimum von 10 Zimmern pro Nacht für die Reservierung eines Zimmerkontingents voraus, doch kann es hierzu Ausnahmen geben, wenn Sie dort auch Banketträumlichkeiten buchen.
Um Ihr Ziel zu erreichen, ist es nicht ratenswert, Hotels in verschiedenen Städten einfach anzurufen. Sie tun weder Ihren Familienmitgliedern noch sich selbst einen Gefallen, wenn Sie Zimmerkontingente zu den erstbesten Preisen, die Ihnen ein Hotel anbietet, reservieren. Außerdem erfahren Sie so nicht alle Details zum Hotel, und eine ausführliche Beschreibung der Hotelausstattung ist ein wichtiger Entscheidungsfaktor. Der erste Schritt besteht darin, sich zu erkundigen, welche Preise im Internet angeboten werden. Wir haben mit HotelPlanner.com (
www.HotelPlanner.com) ein großartiges Hilfsmittel geschaffen, um verschiedene Internetangebote von Hotels schnell und einfach zu vergleichen. Das beste an dem System ist, dass es kostenlos und einfach zu bedienen ist. Sie müssen lediglich die Veranstaltungsorte eingeben, die Sie in Betracht ziehen, sowie die Daten für Ihr Treffen, und HotelPlanner.com übernimmt den Rest. So können Sie auf einmal nach Gruppenpreisen für Hotels in verschiedenen Städten suchen, und die Ergebnisse werden Ihnen übersichtlich und ohne Bevorzugung bestimmter Hotels präsentiert. Sie selbst können Ihre Ergebnisse nach Wahl sortieren: nach Ort, Preis oder Hotelname. Sie bekommen außerdem einen Kundenberater zugewiesen, der nicht nur sicherstellt, dass Sie die besten Angebote bekommen, sondern Ihnen auch beim Buchungsprozess zur Seite steht. Dieser Prozess ist besonders wichtig, da die niedrigsten Zimmerpreise manchmal sehr strenge Stornierungsbedingungen, eine hohe Baranzahlung oder andere versteckte Kosten wie Resort-Gebühren mit sich ziehen. Ihr HotelPlanner.com-Kundenberater hilft Ihnen gerne bei der Angebotsauswahl sowie eventuellen anderen Problemen. Nachdem Sie Ihr Hotel ausgewählt haben, bekommen Sie eine kostenlose Buchungswebseite nur für Ihr Familientreffen eingerichtet. Auf diese Weise können Sie laufend sehen, welche Ihrer Familienmitglieder bereits Zimmer im Hotel gebucht haben.